CRM und Marketing Automation mit Zoho: Leads, Kunden und mehr – alles aus einer Hand

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Angstgegner des Mittelstands: CRM und Marketing Automation

Wenn man der Statistik „Einsatz von CRM Software zur Erfassung von Kundendaten“ vom Jahreswechsel 2017 zu 2018 – was nicht in allzu weiter Vergangenheit liegt – Glauben schenkt, dann verwendeten damals weniger als 50% aller Unternehmen in Deutschland CRM zur Erfassung von Kundendaten. Details sind zwar nicht bekannt, aber ob man unter „CRM“ nur die „Erfassung von Kundendaten“ verstanden werden sollte, wie es diese Statistik tut? Darüber darf sich jeder seine eigene Meinung bilden.

Unsere These: CRM ist immer noch nicht wirklich in deutschen Unternehmen angekommen.

Im Unterschied zu Marketing Automation findet man zu CRM immerhin vernünftige Statistiken. Bei Marketing Automation muss man sich anstrengen, Informationen über Verbreitung und Trends zu finden. Das sagt uns, dass Marketing Automation noch viel weiter davon entfernt ist, im Alltag deutscher Unternehmen angekommen zu sein.

Wir stellen uns die Frage: Woran liegt das? Wir vermuten, dass diesem Verhalten eine Mischung aus Angst vor hohen Kosten, wenig Wirkungsgrad und überbordender Komplexität ist. Doch ist das wirklich so?

Sander Langheinrich Consulting berät Kunden, die auf der Suche nach der passenden Lösung für CRM oder Marketing Automation sind. Wir beraten neutral, legen uns bewusst nicht auf Systeme fest und verfügen über ein breites Wissen in der kompletten Sales- und Marketing-Landschaft. Mit Zoho stellen wir heute einen Anbieter vor, der immer mehr zum Einsatz kommt und den man deshalb genauer betrachten sollte.

Zoho: Die Lösung (nicht nur) für den Mittelstand

Wer nach CRM sucht, kommt an Zoho nicht mehr vorbei. Ohne Anspruch auf geschichtliche Vollständigkeit: Zoho ist ein in Indien angesiedeltes Unternehmen, das sich auf Cloud-Services spezialisiert hat. Bitte nicht gleich aufhören zu lesen, Zoho bietet mittlerweile eine Cloud-Lösung in der EU an. Das Portfolio von Zoho beinhaltet Lösungen für Kollaboration, IT -Services bzw. den Helpdesk, Human Resources und – wie könnte es auch anders sein – auch für Sales und Marketing.

Zoho gibt es mittlerweile seit über 20 Jahren und das Angebot an deren Cloud-Lösungen wächst ständig. Das Gute? Alles kommt aaus einer Hand und die Cloud-Plattform ist so aufgebaut, dass sich die Lösungen einfach miteinander verbinden lassen. Man braucht demnach keine Angst vor komplexen Schnittstellen zum Austausch von Daten haben.

CRM und Marketing Automation mit Zoho

Wenngleich Zoho auch Lösungen für das gesamte Unternehmen anbietet – Zoho tritt damit u.a. in Konkurrenz zu kompletten Unternehmenslösungen wie Dynamics von Microsoft – konzentrieren wir uns auf Sales und Marketing. Hier gibt es einen großen Fundus, dessen Kernkomponenten wir nachfolgend vorstellen.

Ein Pluspunkt an Zoho ist, dass man sich über die Plattform und die darunter liegende Architektur keine Gedanken machen muss. Account erstellen – die gewünschten Lösungen auswählen – und es kann losgehen. Zoho ist eine Cloud-Lösung und damit vorerst von den groben Strukturen vorgegeben. Für die meisten Anwendungsfälle gibt es aber natürlich Ansätze, wie man Zoho für das eigene Unternehmen passend machen kann.

Zoho CRM

Dreh- und Angelpunkt ist das CRM-System von Zoho. Zoho CRM wurde 2005 eingeführt. Somit hat das System bereits einige Entwicklungszyklen – auch große – hinter sich. Zoho CRM hat eine schicke und schnelle Oberfläche und unterstützt alle Prozesse, die man von einem State-of-the-Art-CRM erwartet. Die nachfolgende Liste beschreibt die Kernfunktionen der Lösung:

  • Kunden und Kontakte: Die Verwaltung von Firmen und Personen. Ein besonderes Bonbon ist, dass direkt aus dem System E-Mails verschickt werden können, die dann automatisch beim jeweiligen Element hinterlegt werden. Events direkt aus dem System sind (mit Zoho Meeting) ebenfalls möglich.
  • Leads und Deals: Hier gibt es alles, was mit dem Verkauf zu tun hat. Leads sind die erste Stufe der Geschäftsanbahnung, Deals sind konkrete Verkaufschancen. Das System unterstützt durch clevere Mechanismen, den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten.
  • Aktivitäten: Arbeit und Kollaboration im System lassen sich simpel über Aktivitäten steuern. Aufgaben, Events, Kontakte – alles ist dabei, und zwar mittels einer schicken Kanban-Oberfläche, die den Status und Fortschritt der Arbeit wunderbar visualisiert.
  • Produkte, Angebote, Aufträge und Rechnungen: Kommt es tatsächlich zum Geschäft, lassen sich alle (formalen) Elemente direkt hier abbilden: vom Kostenvoranschlag, über Aufträge und Produkte, bis hin zur Rechnung. Das CRM managt hier der Inhalte. Interessant wird es dann, wenn die Funktionen mit anderen Zoho Cloud-Applikationen wie Projekte oder der Buchhaltung gekoppelt werden.
  • Kampagnen: Zur strukturierten Ansprache von Kunden können über das System Sales-Kampagnen gefahren werden. So lassen sich Leads, Kontakte etc. thematisch zusammenfassen, einheitlich ansprechen und die damit verbundenen Aktivitäten nachvollziehen.
  • Forecasts: Es ist besonders schön, wenn das Geschäft läuft. Das klappt aber nur, wenn die Pipeline voll ist mit vielversprechenden Deals. Um hierüber stets Transparenz zu haben, lassen sich auf Basis der Deals Voraussagen erstellen. Diese helfen, den Deal-Bestand richtig zu bewerten und frühzeitig den Bedarf zum Gegensteuern erkennen zu können.
  • Berichte und Analysen: Ein ausgewachsener Report-Generator und die Möglichkeit, Inhalte einfach zu visualisieren und auf Dashboards darzustellen. Schön an Zoho ist, dass bereits sehr viele vordefinierte Berichte mitkommen, die bereits das Gros abdecken sollten. Bei den Analysen ist es auch so: Mitgeliefert werden Dashboards für Lead-Analytics, für Deals, Aktivitäten-Insights, Marketing-Metriken, Trends und noch viel mehr.

Das sind aber nur einige der Hauptfunktionen – es gibt noch wesentlich mehr. So lässt sich das System um eigene Module und Felder dem eigenen Bedarf anpassen, Automatisierung klappt wunderbar durch eine Workflow-Engine, Anpassungen auf Programmebene können durch eigene Skripte erfolgen und über den Marketplace lässt sich das System mit anderen Systemen verbinden. Zoho CRM ist somit ein ausgewachsenes CRM-System, welches den Vergleich zur Konkurrenz nicht zu scheuen braucht.

Zoho MarketingHub

“Hub”. Was für ein starkes Wort. Der MarketingHub ist relativ neu im Portfolio von Zoho und ist die konsequente Weiterentwicklung vom (ebenfalls noch vorhandenen) Zoho Campaigns. Während Campaigns eher für Outbound-Marketing auf Basis von E-Mails gedacht war, ist der MarketingHub eine Plattform, mit welcher sich eine komplette Inbound-Marketing-Maschinerie abbilden lässt. Was kann er? Das kann er:

  • Marketing-Planung: Über ihn lassen sich Ziele festlegen, Budget vergeben, Aktionen einsteuern und danach messen, ob die Marketing-Bemühungen fruchten. Weg vom Bauchgefühl, hin zu konkreten Zahlen.
  • Website-Kopplung: Oftmals startet die Customer im Inbound-Marketing auf der Unternehmens-Webseite. Deshalb muss die Marketing Automation auch wissen, was dort passiert. Mit dem MarketingHub ist es einfach, die Kopplung herzustellen. Dies ist nicht nur die Basis für Website-Analysen, sondern auch die Ausgangssituation für weitere Funktionen im Marketing (z.B. das Festlegen und Verfolgen von Traffic-Zielen).
  • Listen-Management und Segmentierung: Ordnung muss sein. Hierfür stehen Marketing-Listen und Segmentierungen zur Verfügung. Mit diesen Funktionen ist es einfach, die Masse an Leads sinnvoll einzuteilen und differenziert ansprechen zu können. Das ist dringend notwendig, weil Marketing mit der Gießkanne… lange vorbei, Sie wissen schon.
  • Lead-Generierung: Dieser Bereich gibt Aufschluss darüber, woher die Leads eigentlich kommen und unterstützt dabei, noch besser zu werden. Ein etablierter Standard ist das Einbringen so genannter Lead-Forms auf Webseiten, wo Interessenten-Daten gegen Content getauscht werden. Genau das ist hierüber einfach abbildbar.
  • Lead Journeys: Neben dem Marketing Planner und der Website-Kopplung sind die Journeys wohl die größte Neuerung im MarketingHub gegenüber Zoho Campaigns. Ein Lead will angefüttert werden, bis er so nach und nach zum Kunden wird. Journeys sind genau das richtige Handwerkszeug, um dies zu machen: E-Mail-Sequenzen, SMS-Versand, Loops für Reminder, A/B-Testing, verschiedene Stränge und Abläufe, Anpassung von Feldwerten und Segmenten – alles kein Problem. Mit gut durchdachten Journey greifen Sie den über ein Lead-Form gesammelten Lead auf, reichern ihn mit Daten an, animieren ihn zu immer höherem Engagement und machen ihn hoffentlich zum Kunden.
  • Multichannel-Engagement: Zoho setzt mittlerweile nicht nur auf E-Mail. Im MarketingHub sind – neben E-Mail – noch weitere Kanäle wie Web, soziale Netzwerke und SMS möglich, um den Lead auf seinem präferierten Weg zu erreichen.
  • Lead-Qualifizierung: Nicht jeder Lead ist gleich viel „wert“. Deshalb ist es notwendig, eben diese Wertigkeit herzustellen, bevor ein Lead in das CRM geschoben wird, um vom Vertrieb beackert zu werden. Hierbei hilft der MarketingHub kolossal: möglich sind Punkte, um den Wert-Status auszudrücken und Stufen, über die sich ein Lead nach und nach bewegt und somit immer wertvoller wird. Das alles natürlich optimal ins System integriert.
  • Content Management: Last but not least lassen sich im MarketingHub auf einfachem Weg Inhalte (z.B. PDF-Dokumente zum Download) und Content verwalten, damit die Kundenansprache stets einheitlich und professionell abgebildet ist.

Die Liste an Features ist bereits beeindruckend, aber der Zoho MarketingHub kann noch viel mehr. Attributions-Modelle, CRM-Kopplung, umfassendes Reporting, ein erweiterbares Datenmodell und jede Menge Möglichkeiten für Customizing sind nur das eine. Dass sich mit dem MarketingHub out-of-the-box eine DSGVO-konforme Marketing-Plattform abbilden lässt, hebt ihn von anderen Produkten aber deutlich ab.

Zoho Analytics

Einige mögen widersprechen, aber CRM und Marketing machen doch vor allem dann Spaß, wenn alles messbar ist und man währenddessen ein bisschen mit den Zahlen spielen kann. Hierfür ist Zoho Analytics genau das Richtige. Zoho Analytics ist das (datentechnische) Bindeglied zwischen allen Zoho-Clouds und vielen anderen vordefinierten Applikationen. Über Analytics lassen sich im Handumdrehen Daten laden, modellieren, modifizieren, auswerten und visualisieren:

  • Datenquellen: Bereits heute sind mehr als 40 Datenquellen verfügbar, die sich fast immer mit wenigen Klicks konfigurieren lassen. Datenquellen können – eher profan – einfache Excel-Dokumente sein, aber eben auch andere Zoho-Clouds, andere Marketing-Systeme wie Salesforce oder HubSpot, bis hin zu Google-Diensten und Facebook. Einfach die Datenquelle auswählen, die Daten werden ab dann regelmäßig nach Zoho Analytics geladen und können dort zu Analysezwecken verwendet werden.
  • Standard-Analysen: Selbstverständlich bringt Zoho Analytics für alle verbundenen Zoho-Clouds gleich eine Latte an Standard-Analysen mit. In vielen Fällen sind diese bereits ausreichend, um viele Insights zu generieren. Wenn das nicht reicht: einfach erweitern um das, was gebraucht wird.
  • Visualisierung: Neben dem reinen Zahlenmaterial lassen sich Berichte und Analysen im Handumdrehen visualisieren. Jede Form von Diagrammen ist das Minimum. Weiter geht es mit Pipelines, Heatmaps und Kartendarstellungen – so kommt jeder auf seine Kosten. Der Cloud: Analytics-Komponenten können extrem einfach in das CRM-System eingebunden werden, damit die Informationen zusätzlich dort verfügbar gemacht werden können, wo sie tagtäglich gebraucht werden.
  • Zia, der intelligente Assistent: Wer Chatbots, die automatische Vervollständigung bei der Google-Suche, Alexa, Siri und Co nicht mag, soll jetzt nicht weiterlesen. Durch einen intelligenten Mechanismus namens Zia schafft es Zoho, alles an Zahlenmaterial so aufzubereiten, dass es mit für Menschen natürlichen Sätzen abfragbar ist. Einfach Dinge wie „Wie sieht meine aktuelle Sales Pipeline aus?“ in das Zia-Suchfeld eingeben und sich am Ergebnis erfreuen.

Zugegeben, ein bisschen Affinität zu Zahlen bietet sich an. Dennoch ist Zoho Analytics eben Analytics für Leute, die sich eigentlich nicht mit Analytics abgeben wollen. Die vielen eingebauten Funktionen und die tolle Usability erleichtern die Arbeit mit Zahlen ungemein.

Weitere nützliche Module

Über die beschriebenen Module lassen sich perfektes CRM und Marketing Automation aufbauen, operationalisieren und messbar machen. Das ist aber noch lange nicht das Ende von Zoho in diesem Bereich. Je nach Bedarf lassen sich die Anwendungen mit anderen Funktionen erweitern:

  • Zoho Forms: Hierüber lassen sich mehr als ansehnliche Formulare abbilden und auf Webseiten einbetten. Dies kann die Ausgangsbasis für simples Lead-Einsammeln sein bis hin zu komplexen, mehrstufigen Formularen für Datenerfassung.
  • Zoho Survey: Feedback ist essenziell. Perfekt ist es dann, wenn Feedback über strukturierte und einfach bedienbare Umfragen eingesammelt wird. Diese Umfragen lassen sich sehr einfach in entsprechenden Kampagnen im MarketingHub verwenden.
  • Zoho Social: Eine einheitliche Plattform für alle sozialen Netzwerke. Über Zoho Social lässt sich perfekt die eigene Marke überwachen und strukturiert Content ausspielen.
  • Zoho Sites: Zoho Sites beinhaltet ein Toolset, mittels welchem sich wunderschöne Landing Pages abbilden lassen Und Sie werden es schon ahnen: alle zuvor genannten Cloud-Applikationen von Zoho lassen sich hiermit koppeln.

So langsam wird es aber grotesk, denn das waren immer noch nicht alle Lösungen aus dem Zoho-Kosmos für Sales und Marketing. Sie sehen, für jeden Zweck ist das Richtige dabei.

Was das wieder kostet? Nicht viel!

Zoho CRM, der Zoho MarketingHub und Zoho Analytics sind die perfekte Basis, um im Bereich Sales und Marketing einen Zahn zuzulegen. Und durch weitere Module besteht eine Erweiterbarkeit, die kaum Wünsche offenlassen dürfte. Neben der Funktionsvielfalt hat Zoho den unschätzbaren Vorteil, dass die Cloud-Lösung nahtlos ineinandergreifen.

An dieser Stelle sei aber nun endlich die Frage erlaubt, was eine solche Zoho-Plattform eigentlich kostet. Die Antwort kann – wie so oft – nur sein: kommt darauf an. Aus eigener Erfahrung können wir sagen, dass bereits die sehr günstigen Lizenz-Varianten einen Funktionsumfang abdecken, der für die meisten Anwendungsfälle reicht. Weiterhin bietet Zoho an Flat-Lizenzmodell, über welches alle Zoho-Applikationen – und mit „alle“ meinen wir nicht nur Sales und Marketing, sondern wirklich alle Applikationen – zu einem Preis verfügbar sind, der seines Gleichen sucht.

Zoho IST eine Alternative

Wir sind sicher, dass wir die große Welt von Zoho im Bereich Sales und Marketing für Sie beleuchten konnten und Sie davon überzeugt sind, dass Zoho eine perfekte Alternative zu anderen Enterprise-Systemen wie Microsoft Dynamics, Salesforce, Oracle, SugarCRM und HubSpot ist.


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